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Le guide pour calculer les frais kilométriques

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  • Carnet de suivi kilométrique et de déplacements: calcul de vos indemnités kilométriques, carnet de suivi véhicule de société et dépenses commerciales
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    Lebon Vernay - 2094 Ce carnet est destiné à toutes les entreprises, administrations et associations disposant d’un parc de véhicules de service ou de fonction. Il sert au suivi de l’activité des véhicules ainsi qu’au calcul des frais kilométriques.
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    Lebon Vernay - 2094 Ce carnet est destiné à toutes les entreprises, administrations et associations disposant d’un parc de véhicules de service ou de fonction. Il sert au suivi de l’activité des véhicules ainsi qu’au calcul des frais kilométriques.
  • Carnet de bord : suivi kilométrique: Journal de bord pour véhicule de société ou particulier - Suivi des déplacements - Frais kilométriques - Cahier de route - 100 pages.

Dans le cadre de l’exercice professionnel, il est fréquent d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer des déplacements. Dans ce contexte, connaître la méthode de calcul des frais kilométriques et les barèmes applicables permet de mieux gérer ses dépenses en matière de transport et de bénéficier d’avantages fiscaux.

Les différents types de véhicules concernés par le calcul des frais kilométriques

L’administration fiscale tient compte de différents types de véhicules dans le calcul des frais kilométriques :

  • Véhicules thermiques : ils fonctionnent avec de l’essence ou du diesel.
  • Véhicules électriques : alimentés par des batteries rechargeables.
  • Véhicules hybrides : combinent un moteur thermique et un moteur électrique.
  • Véhicules à hydrogène : utilisent une pile à combustible pour générer de l’électricité.
  • Deux-roues : motos, scooters et autres engins motorisés à deux roues.
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Les nouveaux barèmes kilométriques pour 2023

Les dépenses effectuées en 2022 pour l’utilisation d’un moyen de transport privé dans le cadre professionnel seront prises en compte dans la déclaration d’impôt 2023 sur les revenus de 2022.

Chaque année, l’administration fiscale publie de nouveaux barèmes kilométriques, qui tiennent compte des évolutions du coût de la vie et des spécificités de chaque type de véhicule. Ces barèmes permettent de déterminer le montant des indemnités kilométriques déductibles d’impôt pour les conducteurs de voitures et de deux-roues.

La formule de calcul des indemnités kilométriques

Pour déterminer le montant des indemnités kilométriques, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs éléments :

  1. La distance parcourue : elle se calcule en fonction du nombre de jours travaillés et des trajets effectués entre le domicile et le lieu de travail.
  2. Le coefficient véhicule : il dépend de la puissance fiscale du véhicule (nombre de chevaux-vapeur) et de l’année de mise en circulation.
  3. Les dépenses réelles engagées : elles comprennent notamment le coût du carburant, de l’entretien, de l’assurance et de la dépréciation du véhicule.

Ainsi, la formule de calcul des indemnités kilométriques est la suivante :

Indemnités kilométriques = distance parcourue x coefficient véhicule x dépenses réelles

Gérer sa note de frais : modèle gratuit et outils en ligne

Pour faciliter la gestion de ses notes de frais et s’assurer de respecter les normes strictes imposées par l’administration fiscale, il est possible d’utiliser un modèle gratuit de tableau Excel ou de se tourner vers des logiciels RH dédiés. Ces outils permettent notamment :

  • De suivre et de compiler les informations relatives aux trajets domicile-travail.
  • De calculer automatiquement le montant des indemnités kilométriques en fonction des barèmes en vigueur.
  • D’éditer et de conserver une trace des notes de frais pour justifier les dépenses auprès de l’administration fiscale.
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Les droits des salariés et la gestion des frais kilométriques en entreprise

Les dirigeants de sociétés et les entrepreneurs individuels peuvent également déduire les frais kilométriques de leurs revenus imposables à l’IR. Pour cela, ils doivent respecter certaines conditions :

  1. Garder un registre précis des déplacements professionnels effectués avec leur véhicule personnel.
  2. Fournir des justificatifs (factures, tickets de caisse) prouvant les dépenses engagées dans le cadre de ces déplacements.
  3. Calculer et déclarer les indemnités kilométriques selon les barèmes et règles établies par l’administration fiscale.

Les salariés ont également des droits en matière de remboursement des frais kilométriques. Ils doivent toutefois veiller à respecter certaines obligations :

  • Faire état de leurs déplacements professionnels auprès de leur employeur.
  • Présenter des justificatifs pour appuyer leurs demandes de remboursement.

La maîtrise du calcul des frais kilométriques et la tenue d’une comptabilité rigoureuse sont essentielles pour optimiser la gestion de ses dépenses en matière de transport et profiter des avantages fiscaux liés à l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel.

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